契約書管理システムで閲覧を制限しセキュリティーを高めよう
閲覧制限
契約書管理システムを利用すれば、閲覧を制限することができるようになります。契約書というのはいくら社員だったとしても、誰でも見ることができる書類ではありません。契約書はある一定の役職の人が管理、取り扱い閲覧する書類ですが、ファイリングして保存をしている場合、契約書だけを別の部屋に鍵をかけてセキュリティで守って管理をすることができるような会社はまだ少ないと思います。ほかの社内文書などと一緒に、同じ部屋に保管されていることが大半です。そうなると契約書を社員なら誰でも見ることができる状況にあるのです。
またエクセルの管理に関しても、エクセルで契約書管理をしている場合、そのデータを見ることができる人の制限をパソコンごとにかけることができる場合もありますが、それも完璧に詳細に制限をかけることができないことのほうが多いでしょう。しかし契約書管理システムなら、契約の種別に応じて閲覧をすることができるアクセス制限やユーザー制限が可能です。
契約書管理システムにOfigoというシステムがありますが、こちらはとても優れた契約書管理システムです。アクセス制限といっても1つだけではなく、操作権限、閲覧権限を個別で設定することが可能ですし、閲覧権限は大きいカテゴリだけでなく、契約単位で設定することができるのも特徴です。これ以外にログインと操作ログも設定可能です。
契約書管理システムとは
この契約書管理システムは契約書の写し、内容、保管場所を管理することができるので、どの取引先と、いつ、どんな契約をしたのかということも、一目でわかるので、一括管理をすることができるようになるのでとても便利です。契約書管理システムはいろいろとありますが、ここまで細かな設定ができるOfigoはお勧めの契約書管理システムですので、一度チェックしてみてくださいね。契約書管理ソフトをインストールすれば、自分の席のパソコンで確認をすることもできますし、契約書先、契約名、担当者などそれぞれの属性でも検索をすることができるのでとても便利なシステムです。これまではその都度総務に電話確認をしなければ契約書内容を把握できなかった人も、これなら手軽に調べられます。このように会社にとってとても便利な契約書管理システム、アクセス制限や閲覧制限も徹底しているので使い勝手がいいのです。